С 1 июля 2011 г. «Укрзализныця» перешла с бумажного на электронное оформление документов при перевозке грузов внутри Украины. Переход на «интернет-накладные» будет экономить время и деньги клиентов УЗ, в ответ железная дорога рассчитывает на сокращение простоя вагонов на подъездных путях предприятий.
Приказ Министерства инфраструктуры Украины о переходе на электронный документооборот при перевозке грузов ж/д транспортом издан в июне 2011 г, однако, как сообщил начальник главного коммерческого управления «Укрзализныци» Владимир Иващук, фактически же процесс внедрения системы АС «Клиент-УЗ» потребовал более года.
Полигоном для тестирования системы стал комбинат «Запорожсталь», где 1 июля была осуществлена первая демонстрационная отправка груза по электронной накладной.
По данным на 4 июля, к системе АС «Клиент-УЗ» подключились уже более 4 тыс. абонентов из 11 тыс. активных клиентов «Укрзализныци». К активным клиентам в ведомстве относят всех, кто хотя бы разово воспользовался услугами УЗ с начала 2011 г. «Основные клиенты уже подключены», – отмечает В.Иващук. Ежедневно к системе подключается более 700 новых клиентов.
Полномасштабный переход к новой системе предполагается осуществить за 2 месяца. За это время, как ожидается, все желающие смогут подключиться к системе, обучить персонал и с помощью УЗ исправить возможные пробуксовки в работе. «Сложности в работе очевидно будут. Для их устранения в «Укрзализныци» и на всех ж/д магистралях созданы круглосуточные центры консультационно-информационной помощи клиентам по переходу на электронный документооборот», – сообщил первый заместитель начальника Приднепровской железной дороги Олег Малышко.
Как ожидают в железнодорожном ведомстве, автоматизация процесса оформления накладной позволит повысить эффективность использования вагонов, в том числе, сократить их простои на подъездных путях предприятий. Сокращение затрат УЗ при переходе на безбумажную технологию будет исчисляться не одним десятком миллионов гривен, – считает В.Иващук. В том числе, порядка 5 млн. грн. в год в УЗ рассчитывают экономить только за счет отказа от применения бумажных бланков.
Согласны с преимуществами новой системы и клиенты транспортного ведомства. Так, по словам заместителя начальника управления ж/д транспорта «Запорожстали» Константина Нагих, внедрение электронной накладной позволяет предприятию экономить не менее часа на оформлении одного вагона. Экономический эффект для комбината от использования новой технологии, по предварительной оценке, может составить порядка 600 тыс. грн. в год.
Одно из главных преимуществ новой системы – возможность дистанционно подавать документы на отправку груза. Оформлять накладную теперь можно с рабочего места, расположенного за сотни километров от станции отправления груза, в том числе и находясь за границей. Сократилось время на оформление документа: процесс создания накладной на один вагон потребует 1-1,5 мин. (раньше – 10-15 мин.). Отпала необходимость в пеших переходах для передачи бумажных носителей от одного участника процесса к другому.
Еще одним важным преимуществом, как отмечает К.Нагих, является возможность исключить человеческий фактор при оформлении накладной. «Когда мы в электронном виде заносим информацию в базу данных УЗ, программа сама проверяет и, если находит ошибки – не принимает накладную, пока они не будут исправлены», – сообщил представитель комбината. Таким образом, система позволяет грузоотправителю избежать потерь при задержке вагона, которые были бы неизбежны, если бы накладная была оформлена неправильно и в бумажном виде двигалась вместе с грузом.
После того как накладная оформлена, представитель грузоотправителя с помощью USB-ключа скрепляет документ электронной цифровой подписью и пересылает по сети на станцию отправления. Работа товарного кассира с документом, как уверяют в УЗ, потребует не более минуты, после чего документ возвращается клиенту уже в статусе принятого к перевозке.
С того момента, как вагон принят к перевозке, информация о нем становится доступна станции прибытия и получателю груза. Таким образом, кроме ускорения работы с отправкой собственных грузов, клиенты УЗ получают возможность заранее узнать какие грузы направляются в их адрес. «Это очень удобно – вагон только принят к перевозке, а мы уже можем видеть, что нам погружено и заранее планировать работу по разгрузке: готовить грузовые механизмы и складские площади, предусмотреть при необходимости выход людей в выходные дни», – отмечает К.Нагих. Сортировочные станции, таможни и порты также смогут планировать свою работу за 2-3 дня до реального появления вагона, – отмечают в «Укрзализныце».
К затратной части для грузоотправителя при переходе на электронную накладную можно отнести обучение персонала, оснащение (при необходимости) рабочих мест компьютерами и приобретение USB-ключа. Стоимость одного ключа для электронной цифровой подписи составляет 162 грн. с НДС. «Больше никакой оплаты не требуется – ни за подключение к системе, ни за обслуживание в ней», – отмечают в «Укрзализныци». Для круглосуточного оформления грузов «Запорожсталь» закупила 4 ключа, при меньших объемах грузоперевозок можно ограничиться и одним.
На сегодня использование электронной накладной возможно только при внутренних перевозках. Главная сложность выхода на международный уровень связана с признанием цифровых ключей в других странах. Тем не менее, в УЗ надеются этот вопрос решить и уже до конца года создать пилотные полигоны для отработки перевозок по безбумажной технологии между Россией и Украиной. Также планируется активизировать процесс перехода на электронный документооборот при отправке грузов в европейские страны. «В Организации содружества железных дорог мы сейчас выступаем с инициативой активизировать эти работы», – сообщил В.Иващук.
Внедрение электронной накладной – только первый этап. «На этом этапе клиенты, при желании, еще смогут пользоваться бумажными накладными», – сообщили в УЗ. В дальнейшем планируется перейти на электронное оформление всех остальных документов, требующих двухстороннего согласования (между УЗ и клиентом). Полностью отказаться от бумажного документооборота при перевозке грузов в ведомстве хотят до конца 2012 г.